働く女性の皆さんこんにちは。Woo!ネタリストの西垣裕子です。皆さんは普段どのようなタスク管理ツールを使われていますか？今日は私のオススメツールをご紹介します。
1.仕事にプライベートに、働くママはタスクがいっぱい！
私は、4歳の娘をもつ母親であり、一会社員でもあります。
仕事は、ネットショップの店舗運営です。
と言っても、小さな会社なので顧客対応もすれば備品発注のような雑用もこなします。
今日はこの作業をしよう、と予定していても、急な顧客対応が入ったり、
上司に差し込みの仕事を依頼されたりして、予定通りにできないことも多々あります。
日々、マルチタスクをこなしながら、随時新しいタスクが追加されていきます。
皆さんどんなお仕事をされていても、同じような感じだと思います。
また、家庭においても日々のタスクはたくさんありますよね。
アレ買わなきゃ、とか、入金しなきゃ、とか。
保育園や学校の持ち物で、来週までにアレを用意しなきゃ、とか。
限られた時間の中でこなすべきことがいっぱいあるのは、仕事でもプライベートでも同じ。
だからこそ、優先順位をつけて、効率的にこなしていきたいものです。
2.タスク管理が苦手だった私
私は、今の会社に入るまでは、タスク管理を強く意識することはありませんでした。
プライベートにおいても、なんとなくの優先順位はあったものの、
目の前のものから順番に手を付けても、こなしていけるだけの時間的余裕が以前はありました。
でも、母親になった途端、そんな余裕はなくなりますよね。
仕事と育児を両立するためには、何よりも生産性を重視していかないと、
限られた時間で成果を残すことはできません。
また、家庭においても、朝や帰宅後の限られた時間でやるべきことをこなすには、
「えーっと」と考えている時間ももったいない。
効率良くこなすことで、自分の時間や子どもとの時間も多く作れるようになります。
私は、母親になって、今の会社に入って、やっとそのことに気付きました。
気付いたものの…うまく優先順位をつけることができず、しばらくは四苦八苦。
「あ、あれ忘れてた！」「今日はこれやるつもりだったのにできなかった…」
そんなことが多々あり、なんとか効率的に業務をこなせるよう、いろいろな方法を試しました。
仕事用のノートの使い方を自分なりに工夫してみたり…
PCのデスクトップに付箋上のメモを残せるソフトを入れてみたり…
以前使ったことがあった、Remember The MilkというToDoリストのWebサービスを使ってみたり…
はたまた、上下二段に分かれて月のスケジュールと週のスケジュールを一緒に見られるような、
いかにも仕事ができそうな（笑）手帳を購入してみたり…
とにかく、これはどうかな？と思う方法をいろいろと試してみたのですが、
使いにくかったり、いつも持ち歩くことが難しかったり、と、
なかなかしっくりくるもの…というかうまく使いこなせるものがありませんでした。
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3.いろいろ試した結果はNozbe！
そんなある日、「ワーママの時短術」的な本で、Nozbeというサービスが紹介されているのを発見。
Nozbeは、以前アカウント登録はしたものの、実質ほとんど使ったことのなかった、
そしてどんなサービスかも忘れかけていた（笑）タスク管理ツールでした。
試しに使い始めてみたところ、これが私にはピッタリ。
今では、無くてはならないツールとなりました。
機能の説明を始めると長くなってしまうので、詳しいところは省略しますが、
私が特に「使いやすい」と感じているのは次の２点。
● Web、デスクトップ、スマホなど各種アプリが揃っていて、24時間タスク追加ができる
職場ではデスクトップアプリを常に立ち上げておくことによって、
朝はその日のやるべきことを把握しやすくなり、
途中でタスクが発生したらすぐに追加ができ、
同時進行しすぎて迷子になりそうなときはリストを見て優先順位を確認できます。
スマホアプリでは基本的に「買い物リスト」のカテゴリを常に開いておき、
ふと「あれを買っておかないと！」と気づいたときすぐに入力することによって、
買い忘れを防げるようになったと同時に、タスクとして溜まっていくことによって、
どのタイミングでどこに買い物に行けばいいか、が一目瞭然になりました。
● タスクの中にチェックリストを設定できるので、より細かなタスク設定ができる
プロジェクトという項目を立てて、その中にタスクを立てることができ、
さらにタスクの中にチェックリストを設定できるので、より細かなタスク管理ができます。
私の担当店舗は10サイト近くあり、全店舗共通の作業をするときに、
どのサイトをやってどれがまだなのか、わからなくなることが時々あったのですが、
この機能のおかげで一目瞭然になりました。
4.自分にぴったりのタスク管理ツールを見つけることが大事
もちろん、他にも秀逸なタスク管理ツールはいろいろあると思います。
仕事柄、このようなツールが逆に使いにくいという方もいるかもしれません。
やっぱり手書きがいい、という方もいらっしゃると思います。
人によってピッタリくるやり方はいろいろありますが、
自分にはコレが一番！と言い切れるやり方を見つけることが大切です。
今のやり方に少しでも「やりづらさ」を感じているなら、
他の方法をいろいろと試してみてください。
ピッタリのツールを見つけることで、生産性は大きくアップするはずです。
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