働く女性のみなさん、こんにちは。アッキーです。
スタッフの入れ替わりのある季節になってきましたね。
「スタッフの退職時、チャットワークのアカウントはどうすれば良いですか？」
と、よく質問を頂くことがあります。
今回は、退職スタッフのアカウント管理についてご紹介します！
1 スタッフが退職したらまずやること！(ビジネスプランの場合)
ビジネスプランの場合、管理者がユーザーのアカウント登録／削除を行うことができます。
スタッフの退職時には、ユーザー管理画面から該当スタッフのアカウントを削除します。
チャットメッセージのログは全て残るので、不自然に削除したユーザーのログが消えて無くなることはありません。
ユーザー名が自動的に変換され、「発信者名（解約済み）」と表示されます（2016.3.9以前は「解約済ユーザー」と表示されていました）
しかし！一つ気をつけておきたいことは、
【削除対象ユーザーがアップロードしたファイルは自動的に削除されること】です。
ここが意外と盲点になっているケースが多いので要注意です！
2 ファイルが消える！！そんな時の対処法は？
「ファイルを削除されるのは困る！」
というケースもあるかと思います。
そんな時はこちらの３つの運用方法があります。
①管理者が削除対象ユーザーのパスワードを上書きし、そのユーザーがログイン出来ない状況を作ったうえで、一定期間アカウントを存続させ、その間に必要な添付ファイルは各自で保存する
②削除対象ユーザーアカウントにログインし（倫理的に了承を得てくださいね）、「ファイル管理」から必要なファイルをダウンロードする
③管理者が削除対象ユーザーのパスワードを上書きし、そのユーザーがログイン出来ない状況を作ったうえで、名称を変更してアカウントを残す（倫理的に了承を得てくださいね）
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3 他にもこんなご質問が寄せられます
さて、疑問は解決されましたでしょうか？
ログやファイル問題の他にも、
「削除対象ユーザーがグループチャットの管理者だった場合や、複数のグループチャットに参加していた場合はどうなるのか？」
これも多く寄せられる質問です。
☑グループチャットの管理者だった場合
→別のユーザーに管理権限が移行され、そのグループチャットも残ります。
☑複数のグループチャットに参加していた場合
→自動的に退席となります。
「もしかして複数のグループチャットから一つ一つ抜いていかないといけないの？」
と、ご心配される方も多いのですが、ビジネスプランなら安心です。
4 フリープランの場合は？
もし、フリープランで活用されている場合は、万が一の情報漏えいリスクを防ぐためにも、
退職されると同時にアカウントを解約してもらうことが懸命です。
また、「もしかして複数のグループチャットから一つ一つ抜いていかないといけないの？」
というご心配に対しても、フリープランの場合はお一人につき上限14グループチャットまでとは言え、一つ一つのグループチャットから削除をする必要があります。
お仕事でチャットワークを活用される場合は、やっぱりビジネスプランがオススメです！
フリープランの活用としてはコチラが考えられます！
①チャットワークを導入するための準備期間に操作性や使い勝手を確かめるために利用する
②短期間のプロジェクトに参加いただく方に利用いただく
③短期間の雇用形態で働く方に利用いただく
ぜひ参考にしてみてください。