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退職者のチャットワークアカウント削除で気をつけたいポイントとは?

akky

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グッドマネジメント総合研究所 
CCO(Chief Communication Officer)中川亜紀子


働く女性のみなさん、こんにちは。アッキーです。

スタッフの入れ替わりのある季節になってきましたね。

「スタッフの退職時、チャットワークのアカウントはどうすれば良いですか?」
と、よく質問を頂くことがあります。

今回は、退職スタッフのアカウント管理についてご紹介します!

1 スタッフが退職したらまずやること!(ビジネスプランの場合)

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ビジネスプランの場合、管理者がユーザーのアカウント登録/削除を行うことができます。

スタッフの退職時には、ユーザー管理画面から該当スタッフのアカウントを削除します。

チャットメッセージのログは全て残るので、不自然に削除したユーザーのログが消えて無くなることはありません。
ユーザー名が自動的に変換され、「発信者名(解約済み)」と表示されます(2016.3.9以前は「解約済ユーザー」と表示されていました)

しかし!一つ気をつけておきたいことは、
【削除対象ユーザーがアップロードしたファイルは自動的に削除されること】です。

ここが意外と盲点になっているケースが多いので要注意です!

2 ファイルが消える!!そんな時の対処法は?

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「ファイルを削除されるのは困る!」

というケースもあるかと思います。

そんな時はこちらの3つの運用方法があります。

①管理者が削除対象ユーザーのパスワードを上書きし、そのユーザーがログイン出来ない状況を作ったうえで、一定期間アカウントを存続させ、その間に必要な添付ファイルは各自で保存する
②削除対象ユーザーアカウントにログインし(倫理的に了承を得てくださいね)、「ファイル管理」から必要なファイルをダウンロードする
③管理者が削除対象ユーザーのパスワードを上書きし、そのユーザーがログイン出来ない状況を作ったうえで、名称を変更してアカウントを残す(倫理的に了承を得てくださいね)

次のページ>>>さらに知っておきたい退職時の運用とは…


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