働く女性の皆さんこんにちは。みんなの秘書室アッキーです。
日々の業務に追われ、定期的に行うべき業務が抜けてしまったり、締め切り間際にドタバタしてしまっていることってありませんか？
タスク化していても、
カレンダーに入れていても、
手帳にメモしていても、、、
分かっていたことなのに忘れてしまう。
単純な業務であればあるほどそのリスクが伴っているように思います。
①チャットワークは『リマインド』にも使える！
今回は、メッセージングツール「チャットワーク」
を使った『リマインド』機能をご紹介します。
リマインド＝思いださせること！
そうです、忘れがちな業務をあらかじめ予約投稿しておくことで、忘れ去ってしまわないようにすることが出来る。
そして、いつも気にかけておかなくても良くなる！とってもストレスフリーな機能なんです。
②「経費精算漏れはありませんか？」
例えば経費精算。月末に経費精算シートへの入力漏れがないか、チャットワークに自分宛てにメッセージが自動で送られてきたら「あっ！忘れてた！」と、気付きのきっかけになりますよね。
その他にも、
「勤務表の提出をお願いします！」
「入金表のチェックをしましょう」
など、業務にまつわるリマインドや、
「○○プロジェクトについてアイデアありますか？」
など、アイデアを発掘するメッセージとしても活用できます。
| 次のページ >>> 例えば不定期に発生するお客様への進捗確認… |
③「○○様の進捗確認をお願いします！」
例えば不定期に発生するお客様への進捗確認。
つまり、お客様へのリマインドのためのリマインドメッセージです。
直接お客様とのグループチャットへダイレクトに送信してしまうと、何が起こるかお分かりでしょうか？
直前まで別のやり取りをしていて、まだ解決していないタイミングで、
「○○の件、その後いかがでしょうか？」なんてメッセージを送信するなんて、通常ではあり得ないですよね？
そういった違和感のある状況を生み出さないために、社内のスタッフのみのグループチャット、もしくは担当者に直接リマインドメッセージが送られるように設定します。
逆に、お客様への定期的な通知が必要な場合は、通知専用のお客様とのグループチャットを作成するアイデアもアリですね。
④生まれた生産的な時間。自分らしさを発揮するために使う
リマインドメッセージのポイントは、
「自分宛てに」
「自動で」
「メッセージが送られてくる」
ことです。
これで、日々の業務の中で「いまは忘れておいてもOK」なことが増え、生産的な時間が増えることにつながります！
私でしか出せないであろうアイデアの創出や、
次のプロジェクトの企画書作り、
日頃ご連絡が滞っていたあの方へのメッセージなど、
仕事でも自分らしさを十分発揮していきたいものですね。
このリマインドメッセージの設定については、少しチャットワークを改造する必要があります。
ぜひみんなの秘書室アッキーにご相談ください。
お問い合わせはコチラから→https://goo.gl/4EcmGC
参考ページ『ITツール機能拡張ツール』