働く女性のみなさんこんにちは。YUKOです。
ビジネスの世界では中心的な通信手段となっているe-mail。
チャットワークのような便利なアプリが登場しても、まだまだe-mail中心の勢力図は変わりそうにありません。
そこで、気になるメールのマナーをまとめてみました。
１.e-mailマナーは日々進化中！
パソコンを使ったe-mail。
私が社会人になった１９９０年にはまだ影も形もなく、当時はワードプロセッサで文書を作成し、
音声は固定電話で、急ぎの文書はファックスで、正式な文書や写真は郵便でやり取りする事が当たり前でした。
しかし、マイクロソフト社からwindows95が発売されてわずか５年。
windows2000が発売された頃には多くのデスクに個人専用のまたは２～３人で共有のパソコンがあり、
メインの通信手段がe-mailへと変わっていったのです。
ちょうどその頃、さまざまな企業でパソコン講座、メール講座などが行われ、
中にはメールのマナーを学んだ方もいらっしゃるかもしれません。
が！ しかし！！ あれから１６年、メールのマナーは日々進化中です。
そこで今回は２０１６年版のe-mailマナーをご紹介致します。
この機会にご一読ください。
２.タイトル、発信者名は相手が見やすいように
まずタイトルですが、「なにわ商事の鈴木和子です」というものを時々見かけますが、実はこれＮＧ。
タイトルは発信した方のお名前ではなく、そのメールの中身が分かるものにしましょう。
例えば「会議の議事録を添付いたします」などが正解です。
また、複数の案件がある場合は１案件につき１本のメールを作成し、後から「Re:」でやり取りする場合に混乱しない工夫が必要です。
次に先方のパソコンの画面に表示される発信者（または送信者／差出人）名ですが、私は漢字での入力をお勧めしています。
ローマ字 →Yuko Watanabe
漢字 →渡邊 優子
上の２つ、どちらの認識スピードが速いでしょうか。
日本人が見る場合は断然漢字の方が早いのです。
海外とのやり取りが中心の方は別ですが、ご自身のパソコンから設定が出来るので、
ローマ字表記にされている方はすぐに変えられることをお勧めします。
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３.挨拶の後には名乗りが必須
１行目の挨拶は「いつもお世話になっております」「いつも有難うございます」などが一般的です。
他に「昨日はお忙しい中、有難うございました」などでも大丈夫です。
NG例を挙げておきますと、社外の方に「お疲れ様です」や、社外および社内の目上の方に「ご苦労様です」などがございます。
お疲れ様は社内用語、ご苦労様は目下の人にだけ使う言葉です。
２行目には必ず名乗りを入れます。
「なにわ商事の鈴木和子でございます」など、発信者が誰か分かるようにしましょう。
実はこの名乗り、数年前まではe-mailはパソコンの画面で見るものと決まっていたため必要なかったのですが、
現在はスマートフォンやタブレット端末など受信する側のデバイスが多様化したため、
上手く表示されないケースを配慮して入れることが常識となりました。
どうぞお忘れのございませんよう(^^)
４.改行、署名、添付ファイル、使用禁止文字
メールソフトが自動で改行してくれる場合もありますが、まれに改行を全くされない方がいらっしゃいます。
さらに１０文字ごとくらいにこまめ過ぎる改行をされる方もいらっしゃいます。
これらはどちらもNG。
受け取った方が最も読みやすいとされているのが２５～３０文字程度での改行です。
同じ理由で、段落ごとに１行あけておきます。
また、本文の最後に必ず署名を入れます。
会社名、部署、氏名、メールアドレス、電話番号、住所など、
名刺に印刷されている情報に加えて自社ホームページのURLなども入れておくと良いでしょう。
最大１５行を目安とし、長くなりすぎないよう気をつけてください。
ファイルを添付する場合、データの大きさ（重さ）は２MBまでとされています。
企業によってはそれ以上の大きい（重い）ファイルを受け取れない設定をしていたり、
インターネットの環境によっては受け取るのに時間がかかったりする場合があるためです。
さらに、環境依存文字（機種依存文字）や半角カタカナは使ってはいけません。
環境依存文字とはひと文字分の枠に収まる
℡ ㈱ ①②③ ⅠⅡⅢ
などのことです。
受け取り手の環境によっては文字化け（例：縺・∴縺� ・撰ｼ托ｼ抵ｼ�ｽゑｽ�）の原因になりますので、絶対にやめましょう。
ちょっとした気配りで、お相手が「この人とは仕事がスムースに進むな」とか
「この人は気が利くな」と感じてくださるものです。
是非常識をアップデートなさってくださいませ(^^)
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