働く女性の皆さんこんにちは。
クラウド活用における業務改善・ワークスタイルの改革に取組んでおられる株式会社ストリートスマートさん。
その中で、「はたらく、あたらしく」を考えるメディア「Work Style Labo」を運営されています。
素敵な記事の中から今回は「ビジネスチャットをうまく活用するコツ」の記事をご紹介いたします。
1 ビジネスチャット、皆さんは使用されていますか？
ビジネスチャットで社内外のコミュニケーションを運用することが当たり前になってきました。
日本発のビジネスチャットでは、「メールの時代は終わった」と打ち出して話題となったチャットワーク、この1～2年ではアメリカ発のSlackがテック系の企業を中心に人気を伸ばしています。
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このWoo!でもチャットワークは何度もご紹介していますが、
皆さんの会社ではビジネスチャットを使っていますでしょうか？
2 チャット導入のメリット
(１)隙間時間の活用
チャットの便利なところは、いつでもどこでも気軽にコミュニケーションがとれることです。
(略)
隙間時間を活用できれば、別の業務に時間を当てたり、その分早く帰宅することだってできるでしょう。(２)文章作成の時間短縮
メールでは通常、「お世話になります。株式会社◯◯の、、」などから始めるのが通例ですが、チャットであれば必要はありません。
(略)
また、そもそもチャットでは長文を送ることはほぼありません。時系列で流れていくことが前提ですから、あくまで、相手に伝わるように要点をシンプルにまとめるのがコツです。
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ナチュラルリンクでもチャットワークを使っていますが、
この2点のメリットは日常的に感じております。
加えて、今までのやり取りも全て残るので、
新たにプロジェクトに入ったメンバーも過去の流れをすぐに確認できるという点も、
とても便利だなと感じています。
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3 いつでもどこでも!がデメリットに…
しかし、いつでもどこからでも気軽に使用できるというメリットゆえに、長時間労働、休日出勤を助長してしまうことがあります。実は弊社でも問題として上げられたことがありました。
当時、ついつい業務時間外にチャットを見てしまい、深夜や早朝に仕事を始めてしまうこともしばしば。
(略)
個人のリテラシーに頼り、会社としての方針が示されていない状態では、新しい社員が入社した時などにも不安の声が後を断たないため、、いくつかの対策に取り組むことにしました。
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これは、ナチュラルリンクでも起こった事象です。
ビジネスチャットは携帯端末でも通知を受けることができます。
夜中や休みの日にも目を通してしまうのです。
4 チャット断ちのルールを決める
まずは思いきって、勤務時間以外は、チャットの送信を禁止しました。もちろん、休日もチャットを送ってはいけません。緊急時は、電話をすれば良いので、「次の勤務日に確認できれば問題ないもの」と「本当に緊急のもの」との切り分けを図りました。
(略)
やってみると意外や意外、「チャットが送れなくて本当に困った」という意見がほぼでなかったのです。実は、いつでも仕事ができることに甘え、業務効率化に本気で取り組めていなかったのです。これは実践してみなければ分からない発見でした。
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ナチュラルリンクも高野の子育てに時間をかける宣言により、働き方もよりブラッシュアップ中です。
その中で、意図的に取り組んでいるのが、「チャットから強制的に離れる」ということです。
便利だからこそメリハリをつけて付き合っていく。
ITの技術が益々進化し、そのサービスとうまく付き合っていくためにも
とても重要な心構えだと感じております。
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