こんにちは、キャリアコンサルタントの高橋紀子です。
働く女性とお話をしていると、「プレゼンが苦手」という悩みをよくお聞きします。「大きな会場で大勢の人を前に新作を発表！」「ずらりと並んだ幹部に大きな企画を提案！」なんてレアケースじゃなくても、日常業務としての会議やミーティングでの発表はよくあること。そんな時に苦手意識があると、前の日から気が重くなってしまいますよね。
でも、実はちょっとしたコツを掴むと意外とスムーズにできてしまうものなんです。プレゼンを難しく考え過ぎたり、プレッシャーに感じないように、3つの基本ポイントをマスターしましょう！
1 基本ポイント① 事前すり合わせで「聞き手」「話し手」のズレをなくす！
例えば、自分が受けた外部研修の内容、リサーチした分析レポート、お客様の声などを「報告」する目的は、「知っている人から知らない人に伝えること」です。
ここで大切なのは、「どこまで詳細に伝えるか」を事前に確認しておくこと。「報告」したのに反応がイマイチだったとしたら、聞き手が「そんなに詳しく言わなくても資料をもらえたら十分なのに」と思ったり、逆に「簡潔すぎてよくわからない」と感じていたり、とにかく聞き手の期待と話す内容にズレがある場合です。
そのズレをなくすためには「報告内容の細かさ(深さ)、伝える範囲、プレゼンの持ち時間」を責任者とすり合わせておくことが大切です。慣れないうちは、よかれと思って情報を全部詰め込んでしまうのですが、必要じゃないことまで入っていたら焦点がぼやけてしまいます。「今言うべきこと」と「今言わなくてもいいこと(後で各自で確認してもらうこ)」を明確に分けておきましょう。
そして、どこまで話すかをプレゼンの最初に一言アナウンス。
例えば、「売上の分析結果について、要点3つを簡単に5分程でご報告しますので、詳細は資料1でご確認ください」と予告をしておけば、聞く側の期待もそれに合わせるのでズレがなくなり、満足度が上がります。
2 基本ポイント② 順番を大切に、1→2→3のステップで提案を！
伝えるだけではなく、自分の意見を採用してもらうために「提案」するのはちょっとハードルが上がるかもしれませんが、だからこそ、コツを掴んで少しでも提案が通りやすくなるようにしてみましょう。
そもそも「提案」の目的は何でしょうか？それは「相手の心と行動を動かすこと」です。そのためには、いきなり「やってください！」ではなく、話す順番を意識することが大切。次の3つのステップで組み立ててみましょう。
1「あるある！」と共感を得て
2「なるほど！」と理解してもらい
3「いいね！」と受け入れてもらう(＝行動に移してもらう)
この順番で話すと、人の心は動きやすくなります。
例えば、
「休憩室の飲み物について提案です。これからあたたかい飲み物を増やそうと思うのですが、今あるコーヒーと紅茶に加えて、食物繊維が豊富なココアを購入したいと思います」
これを3つのステップを意識して組み立ててみると、
1「疲れたときにちょっと甘いものが欲しくなりますよね」(あるある！)
2「でもあまりカロリーが高いものだと糖質が気になる人も多いと思います」(なるほど！)
3「そこで、食物繊維が豊富で低糖質のピュアココアを購入したいと思います」(いいね！)
「あるある！」から徐々に気持ちを掴んで、共感を得ることがポイントです。
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3 基本ポイント③ 緊張を和らげるためには、想像力を働かせよう！
「どんな反応をされるか不安」という気持ちから緊張してしまうことが多いので、その不安を少しでも減らす準備をしておきましょう。
それは、プレゼン内容に対してどんな質問が出るかを想定して、3～5個ぐらい用意しておくこと。(慣れると10個ぐらい出るようになります)
そうすることで、客観的にプレゼン内容を見直せて冷静になれるので、「ここがわかりにくいな」「この言葉って一般的じゃないかも」といった突っ込みどころが見えてきます。あとは想像した質問に対する答えを用意しておくだけ。もう、どんな質問がきても大丈夫！ と落ち着けます。
4 プレゼンは事前準備が9割、あとの1割は本番での「笑顔」！
基本ポイントを3つ押さえられたら、プレゼンは成功したようなものです。あとは本番の「笑顔」だけ。
と言っても笑いながら話すのは不自然なので、プレゼンの最初と最後だけはとにかく笑顔！と意識しましょう。
さらに、「みんなが自分の応援をしてくれている」と思い込むことがポイント。(根拠はなくてもＯＫ)
プレゼンが終わり、感謝の気落ちを込めて笑顔で「ありがとうございました！」と言えたら、聞いている人たちは本当にあなたの応援団になっているはずです。