こんにちは、キャリアコンサルタントの高橋紀子です。
11月に入ると、年末に向けて仕事も慌ただしくなってきて
何となく焦ってしまいますよね。
いつも頑張っている私たちだからこそ、
年内の片付け仕事が多くなる前に「時間に追われないコツ」を身につけて
少しでも楽に過ごしませんか？
そこで今日のテーマは、時間のコントロールについて。
ちょっとした工夫を取り入れるだけで、余裕が生まれます！
1つ目：「気持ち」。メンタルコントロールがすべての鍵です。
忙しいときこそ落ち着かなきゃいけない、それは頭ではわかっているけど「気持ち」がついて行かない…そんなことありませんか？
「時間に追われている気がする」ことで不安になったりイライラしたり、そのせいでますます仕事がはかどらなくて、追い詰められたような気になる…そうした「悪循環」に陥る人は少なくありません。
その「気持ち」を落ち着かせるためには、漠然とした正体不明の「焦り」の原因をつきとめて、はっきりさせることが大切です。
「とにかく忙しい気がする」「時間がないと焦ってしまう」のは、どんな時ですか？
たいていの場合はこの３つに当てはまるのではないでしょうか。
1．急に何かが変更になったとき
2．一度にたくさんのことをしなければならないとき
3．やりたくない仕事をやらされるとき
この3つのどれに当てはまるのかを考えて、焦りの原因を明確にするだけでも随分落ち着きます。ちょっと自分を客観視できるんですね。
それができたら、次に対処法（気持ちのコントロール）を試してみましょう。
1．急に変更になったとき
→自分のせいじゃない、落ち着いてやった方がはかどる、と思って深呼吸。
2．一度にたくさんのことをしなければならないとき
→具体的にいくつあるか数えてみましょう。たくさんあるように感じても、実際に数えてみると３つだけ、なんてことも。
3．やりたくない仕事をやらされるとき
→やる気が出ないと後回しにするので、結果的に急がなければならなくなってしまう、だから追われるように感じてしまうんですね。自分の「嫌だな」「やりたくないな」という正直な気持ちを認めて、その仕事を手放すために頑張る、と思ってみては？やりたくないけどやろうと頑張っている自分をほめてください。
こうした気持ちのコントロールができれば、落ち着いて仕事に集中できてはかどるので、精神的にも時間的にも余裕が生まれます。
2つ目：「なんとなく」「時間を決めずに」やっている仕事をなくしましょう。
このタイトルを見て、ハッとしたあなた！思い当たることがあっても大丈夫、ほとんどの人がそうですから。改善の余地があるということなので、ぜひ試してみてください。
まずは、日常業務の整理整頓からスタート。日々の業務内容をできるだけ具体的に書き出してみましょう。そして大切なのがここからです。
それぞれの業務にどれくらい時間をかけているか、あわせて書き出してみてください。
1日の業務の中で、「その仕事に１時間はかけすぎだなあ」というのが見えてきませんか？そうやって客観的に自分の仕事内容を時間軸で見直すことが第一歩です。
次に考えるのは、必要以上に時間がかかりすぎている理由です。
・スキルや知識不足で時間がかかっている（キャパオーバー？）
・だらだら過ごして時間がかかっている（無駄が多いかも？）
・好きな仕事なのでやりすぎて時間がかかっている（こだわり過ぎ？）
このどれにあてはまるかを考えると、自分の仕事の仕方のクセや無意識にやっていること、改善する点が見えてきます。
「この業務は30分で仕上げる」と自分で決めてしまえば時間をコントロールしているのは自分ですから、時間に追われる立場ではなくなり、楽になってきます。
| ■次のページへ＞＞＞3つ目のポイントは… |
3つ目：「好きな仕事」にこそ注目！意外な落とし穴があります。
私がこの業務内容とそれにかかる時間の書き出しを実際にやってみて、自分自身の無意識のパターンに驚いたことがあります。
なんと、朝のメールチェックに50分もかけていたんです！
これは、全体の仕事量から見たらどう考えても時間がかかりすぎでした。
でも、文章を読むのも書くのも好きだからやってしまっていたんですね。
長い間全く気付きませんでした。
好きなことは夢中になってしまうので時間がたつのを忘れていましたし、そして何より、好きなことにはこだわってしまいます。これが50分も時間をかけていた原因だったんです。
何度も返信メールの内容を書き換えたり、細かい言葉の使い方にあれこれ迷ったり…でもそのこだわりって、ビジネスメールにはいらないですよね。
やり出したらキリがない、そこまでやらなくてもいいことだと気付き、時間で区切るようにしました。
「この15分で仕上げる」「その完成度で十分OK」と、自分で決めることにしたんです。
4つ目：ほんの小さな工夫でも、積もり積もれば大きな時間と心の余裕が生まれます。
とにかく、まずは自分のパターンに気付くことが大切。当たり前、習慣になっていることも含めて、一度書き出してみましょう。
そして客観的に眺めてみて、全体の業務時間と照らし合わせてみれば、かたよりが明確にわかってきます。
「あれ？こんなことに、こんなに時間がかかっている」
「この仕事ならもっと短時間で終わらせられるかも」
なんてことが自分でわかってきたらOKです。
時間をうまくコントロールして、「この時間までにやる」と決めた目標まで集中すればさくさく仕事が進むので、今よりもっと楽になれます！