働く女性の皆さんこんにちは。みんなの秘書室アッキーです。
前回、「ビジネス特化だからこそのチャットワーク便利機能ベスト３！」
でご紹介しておりました『タスク機能』について詳しく掘り下げてみたいと思います！
チャットワークはメッセージングツールなので、
どうしてもメッセージの中で依頼したことや、やるべきことをメモしておいても、メッセージが上へ上へと流れて行ってしまいます。
そんなときに大活躍するのが『タスク機能』
やるべきことを、メッセージとは別にとどめて表示しておくことが出来、期限と担当者設定が可能です。
みなさんは、日々次から次へと様々な業務が発生するなか、どの様にやるべき業務を管理されていますか？
１．タスク作成時にテンプレートを活用する！
思いついたままにやることをタスクにすることは簡単ですが、
後で読み返したときに情報漏れが発生していて、
「結局誰に報告するんだっけ？」
「どのサイトの内容だったっけ？」など、
ムダに関連情報を探さなければならないという経験が多々ありました。
そんな反省を活かして、
タスクとして記載する内容を、
１行ずつ項目を分けて３行で完結させることを基本にしています。
ーテンプレートー
1行目：お客様名や関係者名（誰に？）
2行目：タスク内容（何を？）
3行目：特記事項や関連ページやサイトのURL（どのように？）
記載する順番を固定するだけで、
必要な情報の抜け漏れを防ぎ、
誰に・何を・どのように行うタスクなのかを完結に記載できます。
また、タスクに着手するタイミングで瞬時に内容を把握することができます！
２．タスク期限の設定にマイルールを作る！
タスク機能は、何月何日までという期限を設定することができます。
厳密に期限を設定して管理することがベストだと思うのですが、
内容によっては着手するまで少々期間が空いていたり、
期限を設定するまでもないようなタスクまで様々です。
そして、そもそも期限は守るもの！という概念があるので、
期限切れになったタスクが発生することにストレスを感じ
イライラしていた時期もありました。
みなさんはどのように設定されていますか？
私の場合は、タスクによって性質が違うので、
自分なりのルールを作ることによってストレスフリーな
タスク管理を実現することができています。
ータスク管理マイルールー
●期限設定は容赦無く変更してOK
→他の状況による優先順位変更は躊躇なく行う
●備忘録的に発生するタスクの期限は発生した日付のままにする
→「期限」ではなく「発生日」と理解する
●着手するまでに期間が空いているタスクは、着手日の半分の日付に設定する
→例えば一ヶ月後のタスクの場合２週間後に設定し、リマインド代わりにする
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３．備忘録として活用する！
少し話はそれますが、
David Allen氏が提唱した仕事術
GTD（Getting Things Done）という手法をご存知でしょうか？
様々なメディアでも取り上げられていますが、
Lifehackerの記事を引用させていただくと、
「覚えておかねばならない」ことすべてを頭の中から取り出し、
システムへと移し替え、整理し、実行可能なタスクに分解する仕組み
とされています。
この考え方がヒントとなり、
「あ！これやっとかないと」と思いついたタスクを
出来る限り備忘録的にタスク化することにしています。
例えば、誰かが共有していた「この記事良かったですよ〜 URL」
というチャットワーク内のメッセージをそのまま引用してタスク化したり、
「新年会の予約人数変更 20人→23人」のようなメモなどもタスクに残します。
そうすることによって、
覚えておかないといけないことが減りますし、
可視化しておくことで安心感が高まり、
更にスキマ時間をうまく活用できるようになりました。
４．タスク管理専用のグループチャットを作る！
ここまではタスク作成時のコツをご紹介してきましたが、
そのタスク、一体どこで一元化されているの？と、
思われた方もいらっしゃるのではないでしょうか。
タスクはどのグループチャットでも
もちろんマイチャット（自分だけのチャット）でも
作成することできますので、
あちこちでタスクが発生することになります。
発生したタスクは、「タスク管理」機能によって
未完了タスクがどれくらいあるのか、
更に、本日期限のタスクや期限切れのタスクがどれくらいあるのか
確認することができます。
しかし、これはあくまで個人のタスク管理が把握できるものです。
私はもう一工夫凝らして、
「タスク管理チャット」というグループチャットを作り
タスクを作成する専用の場所で運用しています。
メリットとしては２つ。
１つは、この「タスク管理チャット」に、
チームメンバーを追加し、どのようなタスクが発生しているかを共有することができること。
特に、直属の後輩と共有することで将来的にどのような業務があるのかを
俯瞰して把握してもらうことができます。
もう１つは、私にタスクを依頼してもらいやすくすること。
このグループチャットは、タスク依頼をしてもらうためのものでもあるという
共通認識のうえで運用すると、
「●●様とのミーティング日を調整してください」「●月●月まで」
というように、メンバーからダイレクトにタスク化してもらうことができるので、
お互いの信頼のもと、スムーズに業務の依頼を完結することができます。
ただ、基本的に上司から部下へのタスク依頼などはあまりオススメではありません。
チャットワークを開いたら業務が降ってきている・・・みたいな
過酷な状況を作り出し兼ねないデリケートな機能だとも思いますので、
相手や状況を察した活用ができると、あなたもタスクマスターです！