チャットワーク裏技!仕事がはかどるタスク管理4つのコツ


3.備忘録として活用する!

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少し話はそれますが、
David Allen氏が提唱した仕事術
GTD(Getting Things Done)という手法をご存知でしょうか?

様々なメディアでも取り上げられていますが、
Lifehackerの記事を引用させていただくと、

「覚えておかねばならない」ことすべてを頭の中から取り出し、
システムへと移し替え、整理し、実行可能なタスクに分解する仕組み

とされています。

この考え方がヒントとなり、
「あ!これやっとかないと」と思いついたタスクを
出来る限り備忘録的にタスク化することにしています。

例えば、誰かが共有していた「この記事良かったですよ〜 URL」
というチャットワーク内のメッセージをそのまま引用してタスク化したり、
「新年会の予約人数変更 20人→23人」のようなメモなどもタスクに残します。

そうすることによって、
覚えておかないといけないことが減りますし、
可視化しておくことで安心感が高まり、
更にスキマ時間をうまく活用できるようになりました。

4.タスク管理専用のグループチャットを作る!

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ここまではタスク作成時のコツをご紹介してきましたが、
そのタスク、一体どこで一元化されているの?と、
思われた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

タスクはどのグループチャットでも
もちろんマイチャット(自分だけのチャット)でも
作成することできますので、
あちこちでタスクが発生することになります。

発生したタスクは、「タスク管理」機能によって
未完了タスクがどれくらいあるのか、
更に、本日期限のタスクや期限切れのタスクがどれくらいあるのか
確認することができます。

しかし、これはあくまで個人のタスク管理が把握できるものです。
私はもう一工夫凝らして、
「タスク管理チャット」というグループチャットを作り
タスクを作成する専用の場所で運用しています。

メリットとしては2つ。
1つは、この「タスク管理チャット」に、
チームメンバーを追加し、どのようなタスクが発生しているかを共有することができること。
特に、直属の後輩と共有することで将来的にどのような業務があるのかを
俯瞰して把握してもらうことができます。

もう1つは、私にタスクを依頼してもらいやすくすること。
このグループチャットは、タスク依頼をしてもらうためのものでもあるという
共通認識のうえで運用すると、
「●●様とのミーティング日を調整してください」「●月●月まで」
というように、メンバーからダイレクトにタスク化してもらうことができるので、
お互いの信頼のもと、スムーズに業務の依頼を完結することができます。

ただ、基本的に上司から部下へのタスク依頼などはあまりオススメではありません。
チャットワークを開いたら業務が降ってきている・・・みたいな
過酷な状況を作り出し兼ねないデリケートな機能だとも思いますので、
相手や状況を察した活用ができると、あなたもタスクマスターです!


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チャットワークエバンジェリスト
中川亜紀子

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