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チャットワーク裏技!仕事がはかどるタスク管理4つのコツ

akky

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グッドマネジメント総合研究所 
CCO(Chief Communication Officer)中川亜紀子


働く女性の皆さんこんにちは。みんなの秘書室アッキーです。
前回、「ビジネス特化だからこそのチャットワーク便利機能ベスト3!
でご紹介しておりました『タスク機能』について詳しく掘り下げてみたいと思います!

チャットワークはメッセージングツールなので、
どうしてもメッセージの中で依頼したことや、やるべきことをメモしておいても、メッセージが上へ上へと流れて行ってしまいます。

そんなときに大活躍するのが『タスク機能』
やるべきことを、メッセージとは別にとどめて表示しておくことが出来、期限と担当者設定が可能です。

みなさんは、日々次から次へと様々な業務が発生するなか、どの様にやるべき業務を管理されていますか?

1.タスク作成時にテンプレートを活用する!

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思いついたままにやることをタスクにすることは簡単ですが、
後で読み返したときに情報漏れが発生していて、
「結局誰に報告するんだっけ?」
「どのサイトの内容だったっけ?」など、
ムダに関連情報を探さなければならないという経験が多々ありました。

そんな反省を活かして、
タスクとして記載する内容を、
1行ずつ項目を分けて3行で完結させることを基本にしています。

ーテンプレートー
1行目:お客様名や関係者名(誰に?)
2行目:タスク内容(何を?)
3行目:特記事項や関連ページやサイトのURL(どのように?)

記載する順番を固定するだけで、
必要な情報の抜け漏れを防ぎ、
誰に・何を・どのように行うタスクなのかを完結に記載できます。
また、タスクに着手するタイミングで瞬時に内容を把握することができます!

2.タスク期限の設定にマイルールを作る!

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タスク機能は、何月何日までという期限を設定することができます。
厳密に期限を設定して管理することがベストだと思うのですが、
内容によっては着手するまで少々期間が空いていたり、
期限を設定するまでもないようなタスクまで様々です。

そして、そもそも期限は守るもの!という概念があるので、
期限切れになったタスクが発生することにストレスを感じ
イライラしていた時期もありました。

みなさんはどのように設定されていますか?

私の場合は、タスクによって性質が違うので、
自分なりのルールを作ることによってストレスフリーな
タスク管理を実現することができています。

ータスク管理マイルールー
●期限設定は容赦無く変更してOK
→他の状況による優先順位変更は躊躇なく行う

●備忘録的に発生するタスクの期限は発生した日付のままにする
→「期限」ではなく「発生日」と理解する

●着手するまでに期間が空いているタスクは、着手日の半分の日付に設定する
→例えば一ヶ月後のタスクの場合2週間後に設定し、リマインド代わりにする

次のページ >>> 備忘録として活用できたり、グループチャット作成で…


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