関西で働く女性の皆さんこんにちは。いつもWoo!の記事をご覧いただき有難うございます。Woo!を運営するナチュラルリンクの高野です。
1 1日追われている感しかない…
12月のある日、いつもお世話になっている働く女性の方から、このようなメッセージをいただきました。
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普段どのようにスケジュールを組んで、時間を使われてますか？
あれもこれもやらないと…！と思い気がつくと、ずーっとスマホとにらめっこしてます。
その割に成果が上がらない…
1日、追われてる感しか無い気がして…。
以前Woo!にも記事を書かれていましたが、時間の使い方ってどうされてますか？
今日も朝からずっと仕事をしていますが、なにも進まず…
効率が上がる方法、ポイント、何かあれば教えてくださいませんか？
お時間がある時で大丈夫です。
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2 1日は短い、あっという間に終わる
分かる！分かります！ほんと分かります！！！
1日ってあっという間に終わってしまいますよね。
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朝仕事に取り掛かって、特に何も出来ていないのにもうお昼。お昼ごはんを食べたらちょっと眠くなりつつも、仕事にとりかかってもう夕方。
突発的な要件が今日は多くて、自分がやりたいことが出来ない間に…わーそうこう言ってるうちに18時！
今日は何かバタバタした割に、全然達成感が無い…。
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こんな毎日が続くと、やっぱり疲弊してしまいます。「ふり回されている、追われている」という感覚は、自分が思う以上に、精神的にも体力的にも大きなストレスになると以前聞いたことがあります。
では、このような悪循環を断ち切るためには、どうすれば良いのでしょうか？
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3 こんな風にメッセージを返しました。
その方のメッセージに対して、私なりにこんな返信をさせて頂きました。
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私も一朝一夕にやり方を見つけたわけではなく、長く試行錯誤の日々がありましたし、もちろんまだまだ課題は山積みなのですが、以下のことを意識しています。
①毎日今日やるべきタスクを細かく洗い出す。
私は毎日仕事終わりに日報を書いて社内で共有しているのですが、そこに明日やるべきタスクを細かく書き出しています。例えば、こんな感じです。
・・・（中略）
前日にやるべきことを洗い出し、朝それを見て自分の中で頭を整理して、1日をスタートできるようにします。出来たら●をつけて、ちょっとしたことでも達成感を持てるようにしています。
②重要な仕事は午前中に終えてしまう
可能な限り、大事な仕事は午前中に集中して仕事を終えるようにします。だいたい毎日、予想していなかったことや新たな仕事依頼がくるので、それに対応しようと思うと、本来やるべきことができなくなり、結局仕事に追われてしまいます。
ただ、大事な仕事を午前中にある程度終えていると、たとえイレギュラーなことが入ってきても、「まぁやらないかんことは今日はできてるし」という形で余裕を持って取り組めて、精神衛生上いいなと思っています。
なので午前中は、子どもがいくら寄ってきても、ふりきって仕事に集中しまくります。逆に午後は、一緒に遊んだりしながら仕事をします。
③完璧を目指さず、速さを追求する
こんなこと言ったらあかんかもしれないんですが、仕事に完璧を追求せず、速さを追求しています。例えば●●さんへのチラシも、完璧なものを作ろうと1週間かけるのではなく、完璧でなくても1日で作成しすぐに送るようにします。そして相手の方に修正するべきことを言って頂きながら都度修正するほうが、結果的に完璧に近いものが完成する速度があがります。
Woo!に掲載するコラムも、研修や講演の企画書も、全てその考え方がで行っています。
④18時に仕事を終える！とデットラインを決める
今はいつ子どもがうまれるかわからないので (この連絡をした時は臨月でした)、思い立った時にパソコンに向かうこともありますが、普段は18時以降は仕事しないように（パソコンを開けないように）しています。私の場合は、18時には日報を送っています。18時にやるべき仕事が終わってなければ、割り切って次の日にまわすようにします。
仕事って割り切りも大事やなーと感じる今日このごろです・・・
4 最も大切なことは、完璧を目指さないこと
ほんと偉っそうに・・・こんな風にかえしたわけですが、この中でも、私が一番重要だと思っているのは、「完璧を目指さず、速さを追求すること」です。
プロとして、完璧な仕事をするのは大切なこと。ただ、完璧な仕事をすることだけを重要視してしまっては、仕事は回らないのも事実。
私たち働く女性の多くは「一つの仕事だけやっていてOK」という状況ではないはず。（1つの仕事だけやっていればOKという状況であれば、完璧を追求することでOKかもしれません）あれもこれもやらなければならず、「同時並行で5つの仕事をこなす」なんて日常茶飯事ですよね。
周囲に仕事を速く返すことで、周囲がそこから修正点や改善点を考えてくれるので、周囲の力を借りて仕事を進めることが可能になります。その分、自分はまたやるべき仕事にとりかかることができる。
修正依頼が来たら、それをすぐに修正してまた返す。
それを繰り返すうちに、自分一人で抱え込んでいるよりもはやく完璧に近い成果にたどり着けると思います。
もちろん速さを追求すると、ケアレスミスや「しまったー！」ということもあるのですが、それも都度意識することで工夫が生まれ、自分のスキルもあがり、だんだんと防げるようになります。
そして速く、かつある程度完成度の高いものが作れるようになります。
・・・ってほんと偉そうに言ってますが私めっちゃケアレスミス多いんですけどね･･･（爆）こうして書くことで、自分への戒めにもなるので、引き続き意識をして、周囲と良い関係性で仕事を効率よく進めていけるようにしていきたいと思います。