３.挨拶の後には名乗りが必須
１行目の挨拶は「いつもお世話になっております」「いつも有難うございます」などが一般的です。
他に「昨日はお忙しい中、有難うございました」などでも大丈夫です。
NG例を挙げておきますと、社外の方に「お疲れ様です」や、社外および社内の目上の方に「ご苦労様です」などがございます。
お疲れ様は社内用語、ご苦労様は目下の人にだけ使う言葉です。
２行目には必ず名乗りを入れます。
「なにわ商事の鈴木和子でございます」など、発信者が誰か分かるようにしましょう。
実はこの名乗り、数年前まではe-mailはパソコンの画面で見るものと決まっていたため必要なかったのですが、
現在はスマートフォンやタブレット端末など受信する側のデバイスが多様化したため、
上手く表示されないケースを配慮して入れることが常識となりました。
どうぞお忘れのございませんよう(^^)
４.改行、署名、添付ファイル、使用禁止文字
メールソフトが自動で改行してくれる場合もありますが、まれに改行を全くされない方がいらっしゃいます。
さらに１０文字ごとくらいにこまめ過ぎる改行をされる方もいらっしゃいます。
これらはどちらもNG。
受け取った方が最も読みやすいとされているのが２５～３０文字程度での改行です。
同じ理由で、段落ごとに１行あけておきます。
また、本文の最後に必ず署名を入れます。
会社名、部署、氏名、メールアドレス、電話番号、住所など、
名刺に印刷されている情報に加えて自社ホームページのURLなども入れておくと良いでしょう。
最大１５行を目安とし、長くなりすぎないよう気をつけてください。
ファイルを添付する場合、データの大きさ（重さ）は２MBまでとされています。
企業によってはそれ以上の大きい（重い）ファイルを受け取れない設定をしていたり、
インターネットの環境によっては受け取るのに時間がかかったりする場合があるためです。
さらに、環境依存文字（機種依存文字）や半角カタカナは使ってはいけません。
環境依存文字とはひと文字分の枠に収まる
℡ ㈱ ①②③ ⅠⅡⅢ
などのことです。
受け取り手の環境によっては文字化け（例：縺・∴縺� ・撰ｼ托ｼ抵ｼ�ｽゑｽ�）の原因になりますので、絶対にやめましょう。
ちょっとした気配りで、お相手が「この人とは仕事がスムースに進むな」とか
「この人は気が利くな」と感じてくださるものです。
是非常識をアップデートなさってくださいませ(^^)
YUKOさんのHP/ブログはコチラ
ホームページ http://intermanner.com/
ブログ http://ameblo.jp/intermanner/
2
この記事へのコメントはありません。